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導入の経緯

同社は全国に展開するフリーペーパーの出版社です。同社が発行するフリーペーパーは各地域や特定の講読者層に密着した各種ラインアップを有し、中でも家庭に直接配布する媒体の総部数は1千万部とギネスブックに認定されています。これら同社が発行するフリーペーパーのコンテンツの一部（週あたり100〜200版）は広告主が制作し入稿される広告が占めており、制作にあたっては膨大な情報をまとめあげる作業が求められます。

フリーペーパーの発行サイクルとしては、発行の2週間前に広告主からのデータ入稿を確認し、同社内で印刷用にデータ加工を行います。そして 翌週には最終的な紙面レイアウトにて確認し、印刷会社に入稿します。この入稿・確認・制作・承認に渡る一連の作業を同社は週間サイクルで発行されるフリー ペーパーごとに行う必要があります。フリーペーパー1冊に対し、出稿を行う広告主は数10社に渡るため、同社は短期間で膨大な情報をまとめ、かつ広告主や 関連スタッフ間で密接なコミュニケーションをとり進める必要があります。

導入前の課題

フリーペーパー制作はそのコンテンツとなる広告データの入稿からはじまります。ターボサーバー導入前、同社は主にCDやDVDといった物理 的なメディアによる入稿を受け付けていました。

「入稿データは広告主や広告主から依頼されたデザイナーが作成します。これらは多くの場合、CDなどに保存されたものを物理的に受け渡しを 行っていました。バイク便で入稿される場合もありますし、弊社の営業担当者が広告主の事務所までメディアを受け取りにいくこともありました。」（石井氏）

特に入稿締め切りの直前では、同社の営業担当者は担当する広告主からの入稿データの受け取りと進捗状況の確認に多くの時間を要していまし た。逆に広告主にとっては、物理的な入稿形態をとると、制作時間と入稿締め切り時間にタイムラグが発生するため、企画や制作に費やす時間が短くなってしま うという問題もありました。

また、入稿後は同社内で紙面向けにデータを加工し、データ上問題があった場合や、疑問点が発見された場合は、広告主に対し掲載確認を行う作 業があります。この作業もFAXやゲラの持参などアナログな要素が多く、多大な時間が費やされる工程でした。これら、アナログで行っていた工程をオンライ ンによるデジタルワークフローに切り替え、改善を図ろうとしたのが同社のシステム導入検討のきっかけでした。

「当社の場合、入稿データに関してはJAPAN COLORで規格を統一しています。また、フォントも完全にアウトラインで入稿をして頂き、間違いがあれば文字修正はお客様にお願いをしています。そのた め、ワークフローの切り替えにあたる阻害要因は大きくありませんでした。」（石井氏）

ターボサーバー選定のポイント

同社は、“オンラインでファイルの受け渡しを行うことができるシステム”の導入検討を開始しました。システム選定にあたっては単純なFTP サーバや外部ASPサービスも選択肢にありました。

「単純なオンラインでのファイルの受け渡しのみであれば、FTPサーバの構築やASPサービスでも要件を満たすことは出来ました。しかしな がら、セキュリティ面や操作性、利用コストなどの課題があり、いずれも一長一短だと感じました。ターボサーバーは、当社の求める要件をバランス良く満たし ていました。」（石井氏）

また、同社はシステム導入にあたり単純なファイルの受け渡し以上の付加価値をターボサーバーから感じていました。

「一番の決め手になったのはWebブラウザからのファイルプレビューと進捗通知機能です。発注者はただオンラインで入稿するのではなく、入 稿した結果をプレビューですぐに確認することが可能です。また、メールで入稿通知が関係者へ来るため、入稿の進捗をリアルタイムに把握することが可能にな ります。これにより単純なデータの受け渡しにとどまらない、業務の生産性を高めるワークフローの構築が可能になると考えました。」（石井氏）

ターボサーバーについては、こちらをご覧ください。
http://vpjnews.com/turboserver
 

ターボサーバー導入効果

導入後、同社は発注先に対しターボサーバーへのアップロード用デスクトップアプリケーションを配布しました。発注者は入稿するファイル、も しくはフォルダをデスクトップ上へドラッグ＆ドロップするだけで、同社に設置されたシステムへと簡単に入稿を行うことが可能になりました。 「PDFで用意した入稿指示書に基づき、お客様からデータを入稿してもらいます。ターボサーバーに各営業の担当しているお客様ごとにフォル ダを作成管理しており、データが入稿されるとメールが自動で通知されるように設定しています。」（野村氏）

同社は従来、物理的なメディアで入稿を受け付けていたため、どの発注者から何のデータが入稿されているかを把握するのが困難でした。しかし ながら、導入後はデータの入稿と同時に営業担当者のPC／携帯電話、そして同社の共有アドレスへとメールが自動で通知されます。これにより、点数が多く煩 雑な入稿管理作業が大幅に効率化され、社内のコミュニケーションが円滑になりました。また、入稿後、同社が制作したPDFデータをターボサーバーに登録す るとプレビューが生成されます。これより、発注者は掲載確認もWebブラウザ上から、時間・場所を問わずに行うことが出来るようになりました。

「導入当初はオンライン入稿への切り替えに消極的な営業担当者もいましたが、ターボサーバーの利用を強制するのではなく、あくまで利用した い人に使用してもらうようにしました。しかし利用を開始してからしばらくすると、営業担当者の中での口コミで利用が広がるようになりました。いまでは全体 の7割程度の仕事はオンライン入稿へと切り替わっています。」（野村氏）

ターボサーバー導入後、同社の営業担当者はより多くの時間を純粋な営業活動へあてることが出来るようになりました。また、それ以上に発注者 がメリットを感じています。 「従来は発行の前々週の木曜日が入稿の締め切りでしたが、ターボサーバー導入後はそれを土曜まで延ばすことが出来るようになりました。お客様が時間に縛られないのはもちろんですが、企画や制作により多くの時間を費やすことが可能になり、利用しているお客様のほとんどには大変喜んで頂いています。」（石井氏）

デザイン工場 制作管理センター 兼 営業企画推進課  主任 石井 祥和様
デザイン工場 制作管理センター 印刷工程管理 リーダー 野村 恵里様

株式会社ぱどについて

株式会社ぱどは、家庭配布の地域密着型フリーペーパー「ぱど」をはじめ、26才以上の働く女性をターゲットにした「L’ala　Pado」など、8誌にわたるフリーペーパーを発行しています。また、各誌面のeBOOK化や、グルメ・美容等のジャンルに特化したサイト・それらを包括する地域ポータルサイト「ぱどナビ」の運営など紙媒体とWeb・モバイルの連動を図り展開しています。

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